We doet ons uiterste best om uw privégegevens privé te houden. Brandmeester begrijpt dat wanneer u uw juridische probleem aan ons toevertrouwt, u niet wilt dat de tegenpartij of een derde die gegevens kan inzien.
Zonder gegevens kan Brandmeester u niet helpen. Brandmeester vraagt alleen gegevens die nodig zijn voor het behandelen van uw zaak.
Welke gegevens Brandmeester vraagt en waarvoor deze nodig zijn leest u hieronder. Ook kunt u hier onder andere lezen hoe lang Brandmeester uw gegevens bewaart en wat uw rechten zijn.
Dit privacystatement is voor het laatst gewijzigd op 15 augustus 2023.
1. VOOR WELKE DOELEN VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?
Brandmeester Advocaten & Juristen (hierna: BrandMR) verleent rechtshulp op basis van een rechtsbijstandverzekering. Uw verzoek om rechtshulp wordt door ons beoordeeld aan de hand van polisvoorwaarden. Als BrandMR rechtshulp verleent op basis van de verzekering, verzorgt BrandMR dat alleen met onze eigen medewerkers, waaronder advocaten in dienstbetrekking.
BrandMR vindt het van groot belang behoorlijk en zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Niet alleen omdat de Algemene verordening gegevensverwerking (AVG) dat eist, maar voor BrandMR is vertrouwelijkheid en geheimhouding onderdeel van de kernwaarden bij het verlenen van rechtshulp aan u. Het verlenen van rechtshulp vormt het belangrijkste doel van de verwerkingen van uw persoonsgegevens.
UITVOEREN EN NAKOMEN VAN DE VERZEKERINGSOVEREENKOMST
BrandMR voert de rechtsbijstandverzekering uit en komt daarmee de verplichtingen van uw verzekeraar ten opzichte van u na. De verzekeraar verstrekt BrandMR voor dat doel gegevens over uw verzekering, zoals de ingangsdatum, alle voorwaarden en uw klantgegevens. Dat is nodig om te kunnen beoordelen of u verzekerd bent en of u een beroep op de polis kunt doen.
BrandMR verstrekt omgekeerd een zeer beperkt aantal gegevens aan uw verzekeraar. Het gaat om de datum waarop u een zaak hebt gemeld, of de zaak loopt of is afgerond, het rechtsgebied en/of soort zaak en de kosten die BrandMR intern en/of extern voor de zaak heeft gemaakt.
Deze informatie mag de verzekeraar uitsluitend gebruiken voor rendementsbeheer, het voldoen aan de eisen van zijn wettelijke toezichthouders en ter voorkoming en bestrijding van fraude.
Deze uitwisseling van informatie over en weer is noodzakelijk voor het uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst en is opgenomen in de polisvoorwaarden.
Bij melding van een nieuwe zaak kan BrandMR het bestand raadplegen, om te onderzoeken of er sprake is van individuele afspraken naar aanleiding van eerdere meldingen. Ook kan BrandMR nagaan of er meer zaken in behandeling zijn die betrekking hebben op dezelfde polis, klant, situatie of tegenpartij. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn om behandeling van zaken samen te voegen, om te voorkomen dat BrandMR tegengestelde belangen behartigt en om misbruik of fraude te voorkomen.
VERLENEN VAN RECHTSHULP
Iedere advocaat is verplicht om alles wat hij over u en uw zaak weet geheim te houden. Dit is bepaald in de gedragsregels voor advocaten.
Voor rechtshulpverleners, andere medewerkers en mediators van BrandMR geldt hetzelfde. Zij hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
De gegevens die u aan BrandMR verstrekt worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor u deze hebt verstrekt, namelijk het geven van advies, het verlenen van rechtshulp of mediation in uw zaak.
Als BrandMR u helpt, worden gegevens, waaronder uw persoonsgegevens, in overleg met u en op basis van uw toestemming gedeeld met de tegenpartij, zijn/haar advocaat of derden, zoals experts. Natuurlijk alleen als dit nodig en in uw belang is.
2. WAAR KOMT INFORMATIE VANDAAN?
De meeste informatie verstrekt u zelf, omdat u het beste op de hoogte bent van uw eigen zaak. Soms is het nodig om informatie op te vragen bij bijvoorbeeld een arts, een instantie of een getuige. Dat gebeurt dan in overleg met u. Soms wordt ook informatie uit openbare bronnen verzameld, zoals registers of media.
Als klant van BrandMR ontvangt u de informatie die BrandMR over u verzamelt ook zelf. De informatie wordt immers verzameld om u te kunnen adviseren en/of bij te staan in een juridisch geschil.
Uitgangspunt is dus dat u over dezelfde informatie over uzelf beschikt, als BrandMR. In bijzondere situaties kan dat anders zijn, bijvoorbeeld als er een geschil tussen u en BrandMR ontstaat. Dit geldt ook voor interne documenten die niet onder het inzagerecht vallen, zoals interne notities, analyses, collegiaal advies en telefoonnotities.
3. BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, mogen alleen met uw uitdrukkelijke toestemming worden verwerkt. In de meeste gevallen gaat het om medische informatie, bijvoorbeeld in zaken over letselschade of arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens zijn dan nodig als bewijs in een zaak, bijvoorbeeld om vast te stellen welke klachten en beperkingen zijn ontstaan.
BrandMR gebruikt hiervoor een medische machtiging. U geeft daarmee toestemming aan uw arts of behandelaar om medische informatie te verstrekken aan (de medisch adviseur van) BrandMR.
In veel zaken, bijvoorbeeld letselzaken, verzamelt de medisch adviseur de medische informatie. De medisch adviseur adviseert daarna uw advocaat of rechtshulpverlener.
In bepaalde zaken krijgt uw advocaat of rechtshulpverlener zelf de beschikking over medische stukken. In alle gevallen wordt medische informatie vertrouwelijk behandeld en voorgelegd aan de medisch adviseur als advies nodig is.
In sommige zaken heeft een werkgever medisch bewijs nodig over een medewerker. Bijvoorbeeld als een werkgever loon heeft doorbetaald en daarvoor schadevergoeding kan vragen bij een aansprakelijke partij. In die gevallen krijgt de werkgever niet zelf de medische informatie. Als BrandMR een werkgever bijstaat, beoordeelt de medisch adviseur van BrandMR de medische gegevens. De werkgever krijgt wel informatie over de haalbaarheid van de zaak, maar niet over de medische achtergrond hiervan.
In alle zaken geldt dat uw advocaat of rechtshulpverlener u altijd op de hoogte houdt van wat er gebeurt met uw medische informatie.
4. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN ANDEREN DAN KLANTEN
In veel zaken worden ook gegevens van derden verwerkt, zoals getuigen of familieleden, een tegenpartij bij het geschil of een deskundige. Vaak is een derde actief betrokken en weet hij of zij dat BrandMR persoonsgegevens verwerkt. Dat is bijvoorbeeld het geval als een getuige een verklaring aflegt, of als een familielid helpt bij de zaak.
Soms worden ook gegevens verwerkt, zonder dat degene dat zelf weet. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als namen van getuigen zijn opgenomen in een proces-verbaal, of als namen van collega’s worden vermeld in een arbeidsrechtelijk geschil. Deze gegevens zijn soms niet nodig, of pas later nodig als bijvoorbeeld bewijs moet worden geleverd. Tot die tijd worden zulke gegevens alleen bewaard.
Persoonsgegevens als deze mogen door BrandMR worden verwerkt als dat in het belang van de klant is. Als het om bijzondere persoonsgegevens gaat (zoals medische gegevens) mag dat, als dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering van onze klanten.
In de meeste gevallen weet een betrokken derde (klant, expert, tegenpartij, advocaat waarmee BrandMR samenwerkt e.d.) dat BrandMR zijn of haar persoonsgegevens verwerkt. Dan is er contact in het kader van de dossierbehandeling en is ook bekend wat daarvan het doel is.
Als iemand niet weet dat BrandMR persoonsgegevens van hem of haar verwerkt, is dat omdat het niet in het belang is van de klant om die informatie te delen. In dat geval valt die informatie onder het beroepsgeheim van de advocaten, rechtshulpverleners en overige medewerkers van BrandMR.
5. MISBRUIK, FRAUDE EN ONTOELAATBAAR GEDRAG
BrandMR verwerkt ook persoonsgegevens ter voorkoming en bestrijding van misbruik, fraude en ontoelaatbaar gedrag, zoals het dreigen met of uitoefenen van (verbaal) geweld.
In het bijzonder kunnen gegevens worden verwerkt met als doel gebeurtenissen te analyseren, feiten vast te leggen, schade of nadeel voor BrandMR, betrokkenen en derden te voorkomen.
Als een gebeurtenis leidt tot een verstoorde samenwerking of onvoldoende vertrouwen, kan het zijn dat BrandMR u niet verder zal helpen. In dat geval laat BrandMR dat aan u weten.
6. BEDRIJFSVOERING
In het kader van de bedrijfsvoering worden persoonsgegevens verwerkt via systemen en software. Uw gegevens worden dan wel gedeeld, maar niet met het doel hier inhoudelijk kennis van te nemen. Het doel in die gevallen is bijvoorbeeld het opslaan, bewaren en toegankelijk maken van alle informatie en documenten in de vorm van een (digitaal) dossier.
Daarnaast worden gegevens door BrandMR geanalyseerd in het kader van kwaliteitszorg en andere analyses die betrekking hebben op de klantvraag, klachten, dienstverlening, kosten, beveiliging, gebruik en gebruiksvriendelijkheid van de website etc.
Als in het kader van de bedrijfsvoering derden worden ingeschakeld, spreekt BrandMR met hen dezelfde eisen af als de eisen die voor medewerkers van BrandMR gelden.
7. WIE HEBBEN INZAGE IN MIJN GEGEVENS?
De medewerkers van BrandMR en derden die worden ingeschakeld als verwerker kunnen inzage hebben in uw gegevens. Dit steeds alleen voor zover nodig voor het uitoefenen van hun functie. Alle partijen zijn tot geheimhouding verplicht op grond van de overeenkomst die BrandMR met hen gesloten heeft, gedragsregels voor advocaten en/of de kwaliteitscode rechtsbijstand.
8. WAAR ZIJN MIJN GEGEVENS?
BrandMR en zijn verwerkers houden bij wanneer en aan wie zij welke gegevens verstrekken. Deze informatie kunt u op elk moment opvragen bij BrandMR.
9. BEWAARTERMIJN GEGEVENS
BrandMR bewaart uw gegevens voor de tijd dat BrandMR bezig is met uw zaak. Nadat uw zaak is afgerond, bewaart BrandMR uw gegevens zeven jaar. Deze termijn is gebaseerd op wettelijke verplichtingen die erop toezien dat BrandMR in staat is zich te verantwoorden voor de manier waarop BrandMR uw zaak heeft behandeld en de kosten die daarbij zijn gemaakt. In sommige gevallen heeft BrandMR of u een belang bij het langer bewaren van de gegevens. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de gegevens later voor u of BrandMR van belang kunnen zijn in een juridisch geschil.
Een beperkte set van gegevens wordt langer bewaard, om te kunnen bepalen of er sprake is van tegengestelde belangen.
10. BEVEILIGING GEGEVENS
BrandMR treft zowel fysieke (organisatorische) als digitale (technische) maatregelen voor de beveiliging van uw gegevens ter voorkoming van verlies, vernietiging of beschadiging en tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking van uw gegevens.
De website van BrandMR hanteert een beveiligde verbinding (‘https://’). Informatie wordt versleuteld, zodat alleen de afzender en de ontvanger die informatie kunnen lezen. De webpagina’s waar u uw gegevens invult, zijn beveiligd middels het SSL-certificaat. Op die manier kunnen derden niet ‘meelezen’.
BrandMR zal verlies, diefstal of misbruik van persoonsgegevens zo snel mogelijk aan u melden als dat moet. BrandMR verleent volledige medewerking aan het onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens en andere toezichthouders indien dit soort beveiligingsincidenten of datalekken plaatsvinden.
11. UW PRIVACYRECHTEN
De AVG geeft u het recht op: (1) inzage van uw gegevens; (2) rectificatie (aanpassing of aanvulling) of verwijdering van u gegevens; (3) of beperking van de desbetreffende verwerking.
Daarnaast hebt u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking en het gebruik van uw gegevens. Ook hebt u het recht op dataportabiliteit: het recht om uw gegevens te ontvangen voor persoonlijk (her)gebruik of voor het doorgeven aan een andere organisatie.
Als u wilt weten welke persoonsgegevens BrandMR verwerkt kunt u een inzageverzoek doen. Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om de gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
BrandMR kan niet aan ieder inzageverzoek voldoen. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat BrandMR geen informatie uit dossiers verstrekt aan derden of tegenpartijen.
Ten aanzien van verzoeken om gegevens te verwijderen, geldt dat BrandMR zulke verzoeken moet afwegen tegenover wettelijke (bewaar)plichten en andere belangen.
Al uw rechten kunt u uitoefenen door een verzoek te sturen naar:
Brandmeester Advocaten & Juristen, t.a.v. de afdeling compliance
Oude Middenweg 17
2419 AC Den Haag
Of per e-mail naar compliance@brandmr.nl.
De afdeling compliance/copliance officer neemt dan binnen vijf werkdagen contact met u op. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door uzelf is gedaan kan BrandMR vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs (zoals een paspoort of rijbewijs). Maak in dat geval u pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart om u privacy te beschermen.
12. UITSCHRIJVEN
U kunt u altijd uitschrijven voor de commerciële e-mails en nieuwsbrieven van BrandMR.
13. VRAGEN, OPMERKINGEN EN KLACHTEN OVER OMGANG MET PERSOONSGEGEVENS
BrandMR vindt een zorgvuldige en gedegen verwerking van persoonsgegevens belangrijk. Vragen, opmerkingen en klachten over dit onderwerp vormen een belangrijke bron voor verbetering.
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten, dan kunt u die sturen aan onze Functionaris Gegevensbescherming via het e-mailadres: compliance@brandmr.nl.
Daarnaast hebt u het recht om in geval van ondeugdelijke gegevensverwerking een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor de contactgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
14. CONTACTGEGEVENS BrandMR
Hieronder vind u het bezoek- en postadres van BrandMR en overige gegevens. U kunt op elke gewenste manier contact met ons opnemen.
Functionaris Gegevensbescherming:
Mr. N.J. van Osch
compliance@brandmr.nl
Adres BrandMR Advocaten & Juristen:
Oude Middenweg 17
2419 AC Den Haag
Overige gegevens:
KvK: 75242060
W: www.brandmr.nl/verzekerd/
15. AANPASSINGEN PRIVACYSTATEMENT
BrandMR behoudt zich het recht voor dit privacy statement aan te passen. De wijzigingen zullen op de website gepubliceerd worden. BrandMR raadt u daarom aan dit privacy statement regelmatig te lezen.
Versie augustus 2023