We vragen je alleen om de gegevens die we nodig hebben om je zaak te behandelen.

Welke gegevens dat zijn en waarvoor wij ze nodig hebben lees je hieronder. Ook kan je hier onder andere lezen hoelang we je gegevens bewaren en wat je rechten zijn.

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 31 augustus 2019.

1. Voor welke doelen verwerken wij je gegevens?

Brandmeester verleent rechtshulp aan mensen zonder rechtsbijstandverzekering. Het belangrijkste doel van de verwerking van je persoonsgegevens is het verlenen van rechtshulp. We hebben je gegevens nodig om je goed te kunnen helpen.

Het verlenen van rechtshulp

We hebben jouw gegevens nodig om ons werk te kunnen uitvoeren. Omdat je in het juridische vakgebied vaak te maken hebt met privacygevoelige informatie, hebben alle juristen en advocaten een beroepsgeheim. Ze zijn verplicht alles over jou en je zaak geheim te houden. Voor andere medewerkers en mediators van Brandmeester geldt hetzelfde. Zij hebben hiervoor allemaal een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

De gegevens die jij ons geeft worden alleen gebruikt voor het verstrekken van advies, het verlenen van rechtshulp of mediation in jouw zaak.

Als we je helpen, worden jouw gegevens in overleg met jou en met je toestemming gedeeld met de tegenpartij, zijn/haar advocaat of derden, zoals experts. Natuurlijk alleen als dit nodig en in jouw belang is.

Het beantwoorden van chatvragen

Als je buiten kantooruren contact wilt opnemen met ons via de chat kun je een bericht achterlaten. We vragen je dan om je e-mailadres zodat we je daarop kunnen bereiken met een reactie. Dit e-mailadres en het bericht dat je voor ons achterlaat, wordt alleen gebruikt om je vraag te beantwoorden en nergens anders voor.

2. Waar komt informatie vandaan?

De meeste informatie verstrek je zelf, omdat je het beste op de hoogte bent van jouw eigen zaak. Soms is het nodig om informatie op te vragen bij bijvoorbeeld een arts, een instantie of een getuige. Dat gebeurt dan in overleg met jou. Soms wordt ook informatie uit openbare bronnen verzameld, zoals registers of media.

Als klant van Brandmeester ontvang je de informatie die Brandmeester over jou verzamelt ook zelf. De informatie wordt verzameld om jou te kunnen adviseren en/of bij te staan in een juridisch geschil. Ons uitgangspunt is dat jij over dezelfde informatie over jezelf beschikt, als Brandmeester. Er zijn een aantal uitzonderingen, bijvoorbeeld als er een geschil tussen jou en Brandmeester ontstaat. Dit geldt ook voor interne documenten die niet onder het inzagerecht vallen, zoals interne notities, analyses, collegiaal advies en telefoonnotities.

3. Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, mogen alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming worden verwerkt. In de meeste gevallen gaat het om medische informatie, bijvoorbeeld in zaken over letselschade of arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens zijn dan nodig als bewijs in een zaak, bijvoorbeeld om vast te stellen welke klachten en beperkingen zijn ontstaan.

Brandmeester gebruikt hiervoor een medische machtiging. Je geeft daarmee toestemming aan jouw arts of behandelaar om medische informatie te verstrekken aan (de medisch adviseur van) Brandmeester. In alle zaken geldt dat jouw advocaat of rechtshulpverlener je altijd op de hoogte houdt van wat er gebeurt met jouw medische informatie.

In veel zaken, bijvoorbeeld letselzaken, verzamelt de medisch adviseur de medische informatie. De medisch adviseur adviseert daarna jouw advocaat of rechtshulpverlener.
In bepaalde zaken krijgt jouw advocaat of rechtshulpverlener zelf de beschikking over medische stukken. Medische informatie wordt altijd vertrouwelijk behandeld.

In sommige zaken heeft een werkgever medisch bewijs nodig over een medewerker. Bijvoorbeeld als een werkgever loon heeft doorbetaald en daarvoor schadevergoeding kan vragen bij een aansprakelijke partij. In die gevallen krijgt de werkgever niet zelf de medische informatie. Als Brandmeester een werkgever bijstaat, beoordeelt de medisch adviseur van Brandmeester de medische gegevens. De werkgever krijgt wel informatie over de haalbaarheid van de zaak, maar niet over de medische achtergrond hiervan.

4. Verwerking van persoonsgegevens van anderen dan klanten

In veel zaken worden ook gegevens van derden verwerkt, zoals getuigen of familieleden, een tegenpartij bij het geschil of een deskundige. Vaak is een derde actief betrokken en weet hij of zij dat Brandmeester persoonsgegevens verwerkt. Dat is bijvoorbeeld het geval als een getuige een verklaring aflegt, of als een familielid helpt bij de zaak.

Soms ook worden gegevens verwerkt, zonder dat degene zelf het weet. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als namen van getuigen zijn opgenomen in een proces-verbaal, of als namen van collega’s worden vermeld in een arbeidsrechtelijk geschil. Deze gegevens zijn soms niet nodig, of pas later nodig als bijvoorbeeld bewijs moet worden geleverd. Tot die tijd worden zulke gegevens alleen bewaard.

Persoonsgegevens als deze mogen door Brandmeester worden verwerkt (ook bewaard) als dat in het gerechtvaardigd belang van de klant is. Als het om bijzondere persoonsgegevens gaat (zoals medische gegevens) mag dat, als dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering van onze klanten.

In de meeste gevallen weet een betrokken derde (klant, expert, tegenpartij, netwerkadvocaat e.d.) dat Brandmeester zijn of haar persoonsgegevens verwerkt. Dan is er contact vanwege de dossierbehandeling en is ook bekend wat daarvan het doel is.

Als iemand niet weet dat Brandmeester persoonsgegevens van hem of haar verwerkt, is dat omdat het niet in het belang is van de klant om die informatie te delen. In dat geval valt die informatie onder het beroepsgeheim van de advocaten, rechtshulpverleners en overige medewerkers van Brandmeester.

5. Misbruik, fraude en ontoelaatbaar gedrag

Brandmeester verwerkt ook persoonsgegevens om misbruik, fraude en ontoelaatbaar gedrag te voorkomen en tegen te gaan, daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan het dreigen met of uitoefenen van geweld.

In het geval van misbruik, fraude of ontoelaatbaar gedrag verwerkt Brandmeester gegevens om schade of nadeel voor Brandmeester zelf, betrokkenen of derden te voorkomen.

Als het echt nodig is kan Brandmeester persoonsgegevens delen met politie en justitie. Of dat gebeurt hangt af van de aard en ernst van de gebeurtenis.

6. Bedrijfsvoering

Brandmeester is een online platform, daarom worden persoonsgegevens verwerkt via systemen en software. Jouw gegevens worden dan wel gedeeld, maar alleen jouw behandelaar mag de inhoud bekijken. Alleen je basisgegevens op basis waarvan jouw dossier in ons digitale bestand beschikbaar is, zijn voor meerdere medewerkers zichtbaar. Het doel is bijvoorbeeld het opslaan, bewaren en toegankelijk maken van alle informatie en documenten in de vorm van een (digitaal) dossier.

Daarnaast worden gegevens door Brandmeester geanalyseerd in het kader van kwaliteitszorg en andere analyses die betrekking hebben op bijvoorbeeld de klantvraag, klachten, dienstverlening en gebruiksvriendelijkheid van de website.

Als we derde partijen inschakelen voor onze bedrijfsvoering, spreken we met hen hetzelfde af als met medewerkers van Brandmeester.

7. Wie hebben inzage in mijn gegevens?

De medewerkers van Brandmeester (voor zover nodig voor het uitoefenen van hun functie) en derden die wij inschakelen als verwerker kunnen inzage hebben in jouw gegevens. Alle partijen zijn tot geheimhouding verplicht op grond van de gedragsregels voor advocaten of de AVG.

8. Waar zijn mijn gegevens?

Brandmeester en haar verwerkers houden bij wanneer en aan wie zij welke gegevens verstrekken. Deze informatie kunt je op elk moment opvragen bij Brandmeester.

9. Bewaartermijn gegevens

Brandmeester bewaart jouw gegevens voor de tijd dat wij bezig zijn met jouw zaak. Nadat je zaak is afgerond, bewaart Brandmeester jouw gegevens zeven jaar. Deze termijn is gebaseerd op wettelijke verplichtingen die erop toezien dat Brandmeester zich kan verantwoorden voor de manier waarop we je zaak hebben behandeld en de kosten die daarbij zijn gemaakt. In sommige gevallen heeft Brandmeester of heb jij een gerechtvaardigd belang bij het langer bewaren van de gegevens. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de gegevens later voor jou of voor Brandmeester van belang kunnen zijn in een juridisch geschil.

Een beperkte set van gegevens wordt langer bewaard, om te kunnen bepalen of er sprake is van tegengestelde belangen. Ook voor het bewaren gelden de waarborgen uit het Brandmeester Informatiebeveiligings- en privacybeschermingsbeleid.

10. Beveiliging gegevens

Op basis van ons Informatiebeveiligingsbeleid treft Brandmeester zowel fysieke (organisatorische) als digitale (technische) maatregelen voor de beveiliging van jouw gegevens ter voorkoming van verlies, vernietiging of beschadiging en tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking van jouw gegevens.

De website van Brandmeester hanteert een beveiligde verbinding (‘https://’). Informatie wordt versleuteld, zodat alleen de afzender en de ontvanger die informatie kunnen lezen. De webpagina’s waar jij jouw gegevens invult, zijn beveiligd middels het SSL-certificaat. Op die manier kunnen derden niet ‘meelezen’.

Brandmeester zal verlies, diefstal of misbruik van persoonsgegevens zo snel mogelijk aan je melden. Brandmeester verleent volledige medewerking aan het onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens indien dit soort beveiligingsincidenten of datalekken plaatsvinden.

11. Jouw privacyrechten

De AVG geeft je het recht op: (1) inzage van jouw gegevens; (2) rectificatie (aanpassing of aanvulling) of verwijdering van je gegevens; (3) of beperking van de verwerking.

Daarnaast heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking en het gebruik van jouw gegevens. Ook heb je het recht op dataportabiliteit: het recht om je gegevens te ontvangen voor persoonlijk (her)gebruik of voor het doorgeven aan een andere organisatie.

Als je wilt weten welke persoonsgegevens Brandmeester verwerkt, kan je een inzageverzoek doen. Blijkt dat jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kan je een aanvullend verzoek doen om de gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.

Brandmeester kan niet aan ieder inzageverzoek voldoen. Advocaten en rechtshulpverleners hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat Brandmeester geen informatie uit dossiers verstrekt aan derden of tegenpartijen.

Als je ons vraagt je gegevens te verwijderen, wegen we het verzoek af tegenover wettelijke (bewaar)plichten en andere belangen. Mocht je iets willen weten over je gegevens en de verwerking daarvan, of je rechten willen uitoefenen, dan kun je contact met ons opnemen op de volgende manieren:

Brandmeester, t.a.v. de functionaris gegevensbescherming
Oude Middenweg 17
2419 AC Den Haag

Of per e-mail naar compliance@brandmr.nl

De Functionaris Gegevensbescherming neemt dan binnen vijf werkdagen contact met je op om jouw verzoek te bespreken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan kunnen wij vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs (zoals een paspoort of rijbewijs). Maak in dat geval je pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart om je privacy te beschermen.

12. Vragen, opmerkingen en klachten over omgang met persoonsgegevens

Brandmeester vindt een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens belangrijk. Mocht je een vraag, opmerking of suggestie hebben over dit onderwerp dan kun je die sturen aan onze Functionaris Gegevensbescherming via het e-mailadres: compliance@brandmr.nl. We vinden het fijn dat je met ons meedenkt.

Daarnaast heb je het recht om in geval van ondeugdelijke gegevensverwerking een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor de contactgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Brandmeester maakt gebruikt van een acceptatiebeleid. Op basis van een aantal onderdelen die jouw situatie beschrijven, bepalen wij bij onze online-check of wij jou kunnen helpen. Dit doen wij bijvoorbeeld op basis van het soort zaak dat je hebt, de reactietermijn, onze specialisatie of dat je zaak zich in het buitenland afspeelt. Mocht je naar aanleiding van deze beoordeling in contact met ons willen komen, kan dit via de chatfunctie. Alleen als je in aanmerking komt voor onze rechtshulp, wordt je informatie doorgestuurd naar ons dossier management systeem.

14. Contactgegevens Brandmeester

Hieronder vind je het bezoek- en adres van Brandmeester en overige gegevens. Je kunt op elke gewenste manier contact met ons opnemen voor jouw verzoek of klacht.

Functionaris Gegevensbescherming;
Mr. Jan Bernard ter Horst
Tel: 088- 0188439
compliance@brandmr.nl

Adres:
Brandmeester
Oude Middenweg 17
2419 AC Den Haag

Overige gegevens:
KvK: 75242060
W: www.brandmr.nl

15. Aanpassingen privacy statement

Brandmeester heeft het recht om dit privacy statement aan te passen. De wijzigingen zullen op de website gepubliceerd worden. Brandmeester raadt je daarom aan dit privacy statement regelmatig te lezen.

Versie 1.0 augustus 2019