Je hebt geleverd wat je beloofd of afgesproken hebt: een dienst, een product of een project. Maar dan blijft de betaling uit. Vervelend, zeker als je al meerdere herinneringen hebt gestuurd. Toch is het belangrijk om professioneel te blijven en de regels te volgen. Hiermee voorkom je problemen en vergroot je de kans dat je alsnog je geld krijgt. Hoe je dat het beste aanpakt, lees je in deze blog.
Begin altijd met een herinnering
Stuur eerst een vriendelijke herinnering met een duidelijke betalingstermijn. Komt daar geen reactie op, dan kun je een aanmaning sturen. Vanaf dat moment mag je ook incassokosten én wettelijke rente rekenen. Let wel op dat je je aan de wettelijke regels houdt.
De regels rond incassokosten
De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd en afhankelijk van het bedrag van de vordering. Voor consumenten gelden andere spelregels dan voor zakelijke klanten:
Bij consumenten (particulieren)
Je bent verplicht om eerst een zogeheten 14-dagenbrief te sturen. Hierin geef je de consument nog 14 dagen de tijd om het bedrag zonder extra kosten te betalen. Strikt genomen begint deze termijn te lopen op de dag ná het versturen van de aanmaning. Pas na die 14 dagen mag je incassokosten in rekening brengen.
De hoogte van de incassokosten is een percentage van het openstaande bedrag, met een wettelijk minimum van € 40. Het wettelijk vastgestelde kostenschema ziet er als volgt uit:
- Tot en met € 2.500: 15% over de hoofdsom, met een maximum van € 375 (minimaal € 40).
- Tot en met € 5.000: € 375 + 10% over het bedrag boven de € 2.500, met een maximum van €625.
- Tot en met € 10.000: € 625 + 5% over het bedrag boven de € 5.000, met een maximum van € 875.
- Tot en met € 200.000: € 875 + 1% over het bedrag boven de € 10.000, met een maximum van € 2.775.
- Boven de € 200.000: € 2.775 + 0,5% over het bedrag boven de € 200.000, met een maximum van € 6.775.
Bij zakelijke klanten
Je hoeft geen 14-dagenbrief te sturen. Je mag direct incassokosten rekenen zodra de betalingstermijn is verstreken. Ook hier geldt vaak een minimumbedrag van € 40, tenzij in je algemene voorwaarden of overeenkomst iets anders is afgesproken.
Wettelijke rente
Vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken, kun je naast incassokosten ook wettelijke rente rekenen.
De wettelijke rente voor niet-handelstransacties is sinds 1 januari 2025 6%.
De wettelijke rente voor handelstransacties is sinds 1 januari 2025 11,15%.
Wanneer schakel je hulp in?
Reageert de klant niet meer of blijft de betaling uit, dan kun je een incassobureau of je rechtsbijstandverzekering inschakelen. Die kan vaak eerst minnelijk proberen te incasseren, dus zonder direct naar de rechter te stappen.
Let op: ga niet zelf dreigen, extra kosten rekenen die niet onderbouwd zijn, of de klant onder druk zetten via onprofessionele kanalen. Dat werkt vaak averechts.
Kortom: blijf professioneel, volg het juiste stappenplan en ken je rechten én grenzen. Zo vergroot je de kans dat je krijgt waar je recht op hebt, zonder dat het meer tijd of geld kost dan nodig.
Meer informatie
