Als ondernemer weet je dat een goede cashflow essentieel is voor je bedrijf. Maar wat nou als klanten niet betalen? Incasso is dan een belangrijk onderdeel om financieel gezond te blijven. Het incassotraject dat volgt hangt af van of je te maken hebt met een consument of een zakelijke debiteur. In dit stuk lees je het verschil tussen deze debiteuren en geven we tips voor een succesvolle incasso.

Houd rekening met de Wet Incassokosten (WIK)

Een belangrijk onderdeel van elk incassotraject is de berekening van de incassokosten. Deze kosten worden toegevoegd aan het bedrag dat van de debiteur wordt gevorderd. In de Wet Incassokosten (WIK) staan duidelijke regels over hoe hoog deze kosten mogen zijn. Deze regels zijn bedoeld om zowel de crediteur als de debiteur te beschermen tegen onredelijk hoge kosten.

De incassokosten worden berekend als een percentage van het bedrag dat je klant nog moet betalen. Met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Het exacte percentage en de bedragen variëren afhankelijk van de grootte van de vordering

Consumenten als debiteuren

Bij consumenten moet je rekening houden met de consumentenbescherming. Bij consumenten is de WIK van groot belang. Deze wet beschermt consumenten dat ze geen torenhoge kosten voorgeschoteld krijgen. Daarom is het verplicht om een aanmaning te sturen waarin de consument minimaal 14 dagen de tijd krijgt om aan de vordering te voldoen zonder extra kosten.

En bij zakelijke debiteuren?

In tegenstelling tot bij consumenten, zijn de regels van de WIK niet altijd direct van toepassing op zakelijke debiteuren. Met zakelijke debiteuren heb je vaak meer vrijheid* in het afspreken van betalingsvoorwaarden.

In zakelijke transacties zijn incassokosten daardoor meestal afhankelijk van contractuele overeenkomsten of algemene voorwaarden die tussen de partijen zijn vastgelegd. De incassokosten kunnen dan hoger of lager zijn dan je volgens de Wet Incassokosten op mag leggen mits redelijk.

Voor zakelijke klanten geldt de WIK als niets anders is afgesproken. Echter, als er geen specifieke afspraken zijn gemaakt over incassokosten met je zakelijke klant en deze klant de betaling niet op tijd voldoet, ben je niet verplicht om eerst een aanmaning met een wachttijd van 14 dagen te versturen, zoals vereist is bij particuliere klanten.

Tips voor een succesvolle incasso

Zo stroomlijn je jouw incassoproces.

Duidelijkheid: Zorg altijd voor een helder en schriftelijk vastgelegd betalingsbeleid.

Voorbereiding: Verzamel alle relevante documentatie zoals facturen, overeenkomsten, en eerdere communicatie.

Eerste aanmaning: Stuur een vriendelijke herinnering of aanmaning met de openstaande vordering en een betalingstermijn.

Wettelijke aanmaning: Indien betaling uitblijft, volgt een formele aanmaning conform de Wet Incassokosten (WIK), met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen ingeval bij particulieren.

Contact: Probeer telefonisch contact op te nemen om een betalingsregeling te bespreken.

Incasso-traject: Als betaling wederom uitblijft kan professionele hulp zoals een incassobureau of advocaat worden ingeschakeld om de vordering juridisch te innen.

Conclusie

Het incassotraject kan complex zijn, maar door de juiste aanpak te kiezen voor consumenten en zakelijke debiteuren, kun je veel problemen voorkomen. Een gestructureerde aanpak met een helder beleid en transparante communicatie is de sleutel tot succes. Door deze richtlijnen te volgen, stroomlijn je jouw incassoproces en behoud je tegelijkertijd een goede relatie met je klanten.

Neem contact op