Stel, je bent al jaren werkzaam bij een bedrijf. Sinds kort is er een nieuwe manager. Jullie samenwerking verloopt stroef en hierdoor heb je een aantal aanvaringen gehad. De laatste aanvaring is de druppel die de emmer doet overlopen. Jij besluit om je ziek te melden.
De bedrijfsarts constateert dat er sprake is van een verstoorde relatie en dat er mediation nodig is om het conflict op te lossen. Jij ziet tegen het gezamenlijke gesprek bij de mediator op, omdat je weer geconfronteerd wordt met je manager. Daarnaast weet je eigenlijk niet goed hoe je je moet voorbereiden op de mediation. In deze blog vertel ik waar je allemaal op moet letten en wat je kunt verwachten van mediation.
Het mediationproces
Het is allereerst van belang om te weten hoe een mediation verloopt. Een mediatonproces kent drie hoofdfasen.
Voorbereidingsfase
Er vinden vaak afzonderlijke kennismakingsgesprekken/intakes plaats. Die gesprekken blijven vertrouwelijk; de mediator mag de inhoud zonder toestemming niet met de andere partij delen. De mediator legt verder uit wat mediation inhoudt en brengt in kaart wat er opgelost moet worden en waarom dat tot nu toe nog niet is gelukt.
Gezamenlijke gespreken; onderverdeeld in vijf subfasen
- Openingsfase: kennismaking en toelichting over het mediationproces. De mediator checkt bij beide partijen of er bereidheid is om tot een oplossing te komen. Daarnaast worden er procesafspraken gemaakt. Bijvoorbeeld dat partijen elkaar met respect behandelen en wat dat dan inhoudt. Wil iemand iets over de zaak met anderen bespreken? Dan moet er een geheimhoudingsplicht worden getekend.
- Exploratiefase: partijen vertellen hun versie van het conflict. De ander luistert zonder in te breken.
- Draai- en categoriesatiefase: de mediator brengt de gehoorde belangen in kaart. Vervolgens worden deze belangen gebundeld en geordend. Dit proces resulteert in een onderhandelingsagenda.
- Onderhandelingsfase: opties benoemen, en die opties onderzoeken en van daaruit zoeken naar oplossingen.
- Besluitvormingsfase: de fase waarin partijen tot afspraken komen en al dan niet bereid zijn om deze op papier te zetten of te bevestigen aan elkaar.
Afsluitingsfase
Die begint als de mediator het laatste gesprek heeft afgesloten en eindigt doorgaans als de (vaststellings)overeenkomst is ondertekend.
Voorbereiding
Kun je je voorbereiden op mediation? Jazeker. Heeft het zin? Absoluut. Een goede voorbereiding helpt om effectiever te kunnen communiceren. Dit komt de mediation en het resultaat ten goede. Hoe kan je dat het beste doen? Stel je zelf de volgende acht vragen ter voorbereiding:
- Wat wil je bereiken, wat is je doel en wat niet (DOEL)?
- Wat is er gebeurd (FEITEN)?
- Wat zijn jouw standpunten (POSITIE)?
- Wat vind jij belangrijk en wat wil je (BELANGEN, WENSEN)?
- Wat zou de ander belangrijk vinden en wat zou de ander willen?
- Wat zijn je emoties en behoeften en hoe kan je die het beste benoemen (GEVOELENS)?
- Wat wil je aan wie vragen (VRAGEN)?
- Wat zijn mogelijke oplossingen (OPLOSSINGSRICHTINGEN)?
Hoe kan je het beste het gesprek voeren?
Je kunt je ook alvast voorbereiden op hoe je wat wilt gaan zeggen. Hieronder volgen een aantal tips.
- Het helpt allereerst om op een verbindende manier te communiceren. Dit noemen we ook wel geweldloos communiceren. Hierdoor worden misverstanden en conflicten voorkomen. Het komt erop neer dat je op een open en respectvolle manier zegt wat je voelt en nodig hebt, zonder de ander te beschuldigen of aan te vallen.
- Het is wenselijk om ‘ik-boodschappen’ te gebruiken voor het benoemen van je emoties en behoeften. Denk bijvoorbeeld aan: ‘ik voelde me onder druk gezet’. Op deze wijze houd je het bij jezelf en voelt de ander zich niet aangevallen.
- Maak de ander geen verwijten, maar benoem de wens of behoefte achter jouw verwijt. Luister met de bedoeling de ander te begrijpen.
Juridische gevolgen
De meeste mediations monden kortweg uit in: een herstel van de relatie, vertrek of geen oplossing. Het is daarom ook altijd belangrijk om je vooraf te laten adviseren door een jurist of advocaat, over wat elke uitkomst voor jou betekent.
Stel, je wilt weg bij je werkgever, maar je bent nog ziek en voorlopig niet hersteld. In dat geval kan het meewerken aan een vertrekregeling consequenties hebben voor jouw recht op een WW-uitkering.
