Het einde van het jaar is voor veel MKB-bedrijven hét moment om de balans op te maken. Openstaande facturen drukken niet alleen op je cashflow, maar zorgen ook voor onnodige stress bij de jaarafsluiting. Juist nu is het belangrijk om grip te krijgen op je incassoproces. Een cruciale stap daarbij is incassokosten berekenen, zodat je weet waar je aan toe bent en tijdig actie kunt ondernemen om jouw onbetaalde facturen betaald te krijgen.
Verjaringstermijn facturen
Het einde van het jaar is niet alleen een symbolische deadline, maar ook een strategisch moment om openstaande facturen te innen. Voor zakelijke vorderingen geldt in Nederland een verjaringstermijn van vijf jaar, gerekend vanaf de dag nadat de factuur opeisbaar is (verstrijking betaaltermijn).
Daarnaast zorgt het tijdig innen van facturen voor een gezonde cashflow en een sterke start in het nieuwe jaar. Wacht je te lang, dan lopen de kosten op door rente en incassokosten, en kan een gerechtelijke procedure onvermijdelijk worden.
Stap 1: Controleer jouw algemene voorwaarden
Voordat je incassokosten berekent, check of jouw algemene voorwaarden duidelijk zijn over incassokosten en rente. Voldoen ze aan de wettelijke kaders? Dit voorkomt discussies en versterkt jouw juridische positie.
Stap 2: Wat zegt de Wet Incassokosten (WIK)?
De WIK bepaalt hoeveel kosten je mag rekenen bij consumenten. Voor zakelijke klanten heb je meer vrijheid, maar afspraken moeten redelijk en transparant zijn.
- Consumenten: Bij consumenten geldt een staffel volgens de Wet Incassokosten: 15% over de eerste €2.500, 10% over de volgende €2.500, 5% over de daaropvolgende €5.000, 1% over de volgende €190.000 en 0,5% over het meerdere boven €200.000, met een maximum van €6.775 aan incassokosten. Wel geldt er een minimum van €40,-, tenzij anders is afgesproken.
- Zakelijk: zelf percentage afspreken volgens algemene voorwaarden. Is er niets afgesproken? Dan gelden dezelfde voorwaarden als voor consumenten volgens de WIK Staffel.
Vermeld deze kosten altijd in je communicatie én in je algemene voorwaarden.
Stap 3: Incassokosten berekenen voor klanten
Voor zakelijke incasso’s kun je zelf een percentage afspreken, mits dit redelijk en transparant is. Het vermelden van deze kosten in je communicatie voorkomt misverstanden en versterkt je juridische positie.
Rekenvoorbeeld zakelijke incasso
Stel dat je een openstaande factuur hebt van €6.000 en in je algemene voorwaarden is afgesproken dat de incassokosten 10% van de hoofdsom bedragen.
Dan ziet de berekening er als volgt uit:
- Hoofdsom (excl. btw): €6.000
- 15% over de eerste €2.500 = €375
- 10% over de volgende €2.500 = €250
- 5% over het resterende bedrag van €1.000 = €50
- Totale incassokosten = €675
Stap 4: Communiceer professioneel
Stuur een duidelijke sommatiebrief waarin je:
✔ Vermeldt de openstaande factuur en hoofdsom
✔ Geeft een kosteloze termijn van 14 dagen (verplicht bij consumenten)
✔ Benoemt incassokosten (indien vastgelegd in algemene voorwaarden) en wettelijke basis (WIK)
✔ Geeft duidelijke instructies voor betaling
Dit laat zien dat je professioneel handelt en voorkomt misverstanden.
Wat als de betaling alsnog uitblijft?
Blijft een factuur onbetaald ondanks herinneringen en opgelegde incassokosten, dan is het verstandig om een advocaat in te schakelen. Een advocaat kan meer doen dan een incassobureau, zoals het starten van formele incassoprocedures, het leggen van beslag op bezittingen en het voeren van een gerechtelijke procedure. Daarmee vergroot je de kans op volledige betaling en voorkom je verdere financiële schade. Zorg ervoor dat alle communicatie goed wordt gedocumenteerd en dat jouw algemene voorwaarden op orde zijn, zodat juridische stappen eenvoudig en effectief kunnen worden gezet.
Tot slot
Heb jij nog een onbetaalde factuur? Wacht niet langer: bereken jouw incassokosten en ontdek hoe wij je helpen om jouw geld snel en juridisch correct te innen. Doe de check!
Ik wil hulp Doe de online check
