Is je werknemer langdurig ziek? Dan krijg je te maken met een berg aan regels. De Wet verbetering Poortwachter (Wvp) helpt je daarbij. Niet door het makkelijker te maken, maar door duidelijkheid te geven wat je wanneer moet doen. In deze blog leggen we stap voor stap uit wat je moet regelen. Van ziekmelding tot re-integratie, en van de 42e-weeksmelding tot het voorkomen van een loonsanctie. Zo weet je precies waar je aan toe bent en blijf je juridisch veilig.
Week 1 – Ziekmelding en arbodienst inschakelen
Zodra je medewerker zich ziek meldt, moet je direct een paar dingen regelen:
- Ziekmelding registreren
Noteer de eerste ziektedag en meld dit bij je arbodienst of bedrijfsarts. - Controlevoorschriften delen
Laat weten wat je van je medewerker verwacht tijdens ziekte. Bijvoorbeeld: bereikbaar zijn tijdens werkuren. - Arbodienst inschakelen
Volgens de Arbowet moet je een contract hebben met een arbodienst. Licht hen in. Meestal neemt de bedrijfsarts of casemanager het deels over.
Tip: Zorg dat je een duidelijk verzuimprotocol hebt. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren bij ziekte.
Week 6 – Probleemanalyse door de bedrijfsarts
Uiterlijk zes weken na de ziekmelding moet er een probleemanalyse zijn. Hierin staat wat je medewerker nog kan, hoe belastbaar die is en wat de verwachtingen zijn.
Bespreek dit direct samen. Op basis van dit advies moeten jullie binnen twee weken het plan van aanpak maken.
Tip: Soms adviseert de bedrijfsarts om al vroeg een WIA-aanvraag te overwegen. Dat is zeldzaam, maar goed om te weten.
Week 8 – Plan van aanpak opstellen
Samen met je medewerker stel je een concreet actieplan op. Hierin staat:
- Het doel van de re-integratie.
- Wie wat doet (bijv. coaching, werkplekonderzoek).
- Een tijdsplanning met evaluatiemomenten.
- Jullie beide visies op het traject (verplicht sinds 2023).
Zorg dat het plan actueel en concreet is en blijft. Pas het aan als de situatie verandert. En onderteken het allebei en bewaar het goed.
Week 8 t/m 52 – Uitvoering en bijsturing
Nu begint de uitvoeringsfase. Je moet:
- Elke zes weken een voortgangsgesprek voeren en vastleggen.
- In week 42 je medewerker ziek melden bij UWV.
- In week 52 samen een eerstejaarsevaluatie maken.
Tip: Vergeet de 42e-weeksmelding niet. Te laat melden kan je € 455 kosten.
Week 53 t/m 104 – Tweede jaar en toewerken naar besluit
In het tweede jaar loopt het eerste of tweede spoor door. Let op:
- Zorg dat je het tweede spoor goed documenteert (sollicitaties, trainingen).
- Stel in week 91 de eindevaluatie op, samen met het actueel oordeel van de bedrijfsarts.
- Help je medewerker bij de WIA-aanvraag (uiterlijk week 93).
- Stuur het volledige re-integratieverslag naar UWV.
Na 2 jaar – Werkhervatting of WIA
Er zijn twee uitkomsten:
- Je medewerker is (deels) terug aan het werk. Dan sluit je het dossier netjes af.
- Je medewerker krijgt een WIA-uitkering. Dan mag je het dienstverband beëindigen, mits je alles goed hebt gedaan.
Let op: bij ontslag na twee jaar moet je een transitievergoeding betalen. Daar is een compensatieregeling voor via UWV. Vanaf 1 juli 2026 wordt deze regeling beperkt tot kleine werkgevers (maximaal 25 werknemers).
Veelgestelde vragen
Begin met een schriftelijke waarschuwing. Als dat niet helpt, mag je het loon tijdelijk stoppen, maar doe dit zorgvuldig en documenteer alles.
Nee, dat mag niet. Er geldt een opzegverbod. Alleen in uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld bij ernstige tegenwerking) kan ontslag via de rechter.
Een gemist document of te late melding kan leiden tot een loonsanctie. Herstel fouten zo snel mogelijk en leg alles vast.
Houd grip op Poortwachter
De Wet verbetering Poortwachter legt veel verplichtingen op. Maar als je de stappen volgt, voorkom je boetes en loonsancties. Blijf communiceren, leg alles vast en onderneem op tijd actie.
Zit je met een zieke medewerker en twijfel je over je verplichtingen? Neem contact op. Wij helpen je graag verder.
Ik wil hulp Doe de online check
