Ziekmelding? Zorg voor goede communicatie en administratie

Anne van Glabbeek

Manager zakelijk - Advocaat

Een ziekmelding komt binnen. Wat nu? Als werkgever heb je twee belangrijke taken: goed contact houden met je medewerker én zorgen dat je administratie klopt. Hoe je communiceert, heeft invloed op het herstel. En je verzuimdossier is belangrijk voor het UWV. In deze blog lees je hoe je menselijk en duidelijk communiceert én hoe je je administratie slim bijhoudt.

Respectvol contact: de basis voor herstel

Goede communicatie begint meteen. Toon begrip, luister actief en geef je medewerker rust. Zeg bijvoorbeeld: “Wat vervelend om te horen dat je ziek bent. Ik hoop dat je snel opknapt.” Zo laat je zien dat je meeleeft. En niet alleen denkt aan het werk dat blijft liggen.

Maak duidelijke afspraken over contact. Vraag wat je medewerker prettig vindt: een telefoontje, een appje, of liever even rust? Leg dit kort vast, bijvoorbeeld in een bevestigingsmail. Wees oprecht geïnteresseerd, niet controlerend. Vraag hoe het gaat en of je ergens mee kunt helpen. Vermijd vragen als “Ben je écht ziek?” of “Je was toch bij de dokter?”

Bespreek werkhervatting voorzichtig. Vraag liever: “Heb je enig idee hoe lang je denkt nodig te hebben?” dan “Wanneer ben je weer terug?” Zo geef je ruimte én laat je zien dat je vooruit wilt denken.

Gebruik empathische taal. Zeg niet: “Je collega’s vangen jouw werk op.” Zeg liever: “We redden ons hier wel, focus jij je maar op beter worden.” Dat geeft rust en vertrouwen.

Contact houden bij langdurige ziekte

Is je medewerker langer ziek? Dan is regelmaat belangrijk. Spreek vaste contactmomenten af. Bijvoorbeeld elke week een kort telefoontje. Vraag of je ergens mee kunt helpen en houd de deur open voor betrokkenheid bij het team. Een kaartje of uitnodiging voor een uitje kan veel doen.

Wees ook open over veranderingen op het werk. Als er iets verandert in het team of in projecten, informeer je medewerker op tijd. Dat voorkomt verrassingen en versterkt het vertrouwen in elkaar.

Verzuimadministratie: wat moet je bijhouden?

Naast goed contact is je administratie essentieel. Dit is je bewijs richting het UWV én je houvast in het proces. Houd vanaf dag één een dossier bij. Daarin horen onder andere:

De ziekmelding en eerste ziektedag.
De probleemanalyse van de bedrijfsarts (week 6).
Het plan van aanpak (week 8) en alle updates.
Verslagen van voortgangsgesprekken (minstens elke zes weken).
De 42e-weeksmelding aan UWV.
De eerstejaarsevaluatie (week 52).
Eventuele rapporten van derden (arbeidsdeskundige, UWV).
De eindevaluatie (week 91).
Relevante correspondentie (mails, brieven, afspraken).

Let op: hou je administratie AVG-proof. Noteer géén medische diagnoses. Schrijf bijvoorbeeld: “Kan niet tillen of langdurig staan (volgens bedrijfsarts)” in plaats van “heeft rugklachten”. De bedrijfsarts bewaart het medische dossier, jij het arbeidsdossier.

Slimme tips voor MKB’ers

Heb je geen HR-systeem? Dan kun je het jezelf toch makkelijk maken:

Gebruik een standaard verzuimdossier of checklist.
Zet reminders in je agenda voor belangrijke momenten (week 6, 42, 52).
Overweeg een eenvoudige verzuimapp. Dat helpt je bij het proces én is AVG-proof.
Houd alles per medewerker bij in één map of dossier.
Evalueer na afloop: wat ging goed, wat kan beter?

Samenwerken met je medewerker

Communicatie en administratie horen bij elkaar. Bespreek samen het plan van aanpak, laat je medewerker stukken lezen en ondertekenen. Zo creëer je duidelijkheid én betrokkenheid. Een goed dossier is ook een vorm van goede communicatie.

Afsluiting – mens en dossier in balans

Ziekteverzuim is nooit leuk. Maar met de juiste aanpak maak je het proces menselijk én juridisch kloppend. Door goed contact te houden én je administratie op orde te hebben, help je je medewerker én bescherm je jezelf. Zo voorkom je fouten, boetes en misverstanden én werk je samen aan een gezonde terugkeer.